informativa sul trattamento dei dati personali
Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio (GDPR)
Acli in Famiglia – AIF (di seguito Titolare del trattamento) tutela la riservatezza dei Dati personali e garantisce le misure tecniche e organizzative adeguate ed efficaci tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Come previsto dal GDPR, ed in particolare, tra gli altri, dall’Art. 13, qui di seguito si forniscono all’Interessato (persona fisica a cui appartengono i Dati) le informazioni relative al trattamento dei Dati personali, eventualmente anche di categorie particolari e giudiziari (condanne penali, reati).
Identità del Titolare del trattamento e Dati di contatto: Associazione Acli in Famiglia – AIF in persona del legale rappresentante pro tempore, Via Giuseppe Marcora n°18/20 – 00153 Roma (RM), e-mail titolare.privacy@infamiglia.acli.it, telefono: 06.87.16.5035, sito web: infamiglia.acli.it;
Dati di contatto del responsabile della protezione di Dati (DPO): E-mail: dpo.privacy@infamiglia.acli.it.
Modalità di raccolta dei Dati: I Dati Personali vengono liberamente forniti dall’Interessato; tuttavia per il corretto espletamento di ciascuna attività il Titolare del trattamento ha la facoltà di richiedere in ogni tempo tutti gli ulteriori Dati necessari, e comunque di integrare, verificare e raffrontare i Dati mediante accesso e consultazione di banche Dati interne, appartenenti a soggetti terzi promossi, partecipati o coinvolti nelle attività realizzate dal Titolare del trattamento, o pubbliche.
Necessità della raccolta dei Dati: La raccolta ed il trattamento dei Dati personali sono necessari. Qualora l’Interessato non fornisca i Dati richiesti il Titolare del trattamento sarà impossibilitato a perseguire finalità di seguito indicate; tra esse vengono fatte salve le finalità promozionali, il mancato conferimento dei Dati per le quali non incide sui trattamenti per altre finalità. Gli Interessati possono richiedere al Titolare del trattamento chiarimenti sui Dati richiesti e trattati.
Finalità e base giuridica del Trattamento: I Dati sono raccolti allo scopo di svolgere ogni operazione connessa al trattamento per le seguenti finalità, compresa ogni attività ad esse prodromica, successiva o connessa, come sotto esemplificate ed in ogni caso ciascuna in quanto pertinente al caso.
Servizi resi agli Interessati: assistenza per lo svolgimento degli adempimenti relativi ai rapporti di lavoro con collaboratori familiari e con il personale di cura e assistenza della persona e ciò anche in veste di intermediario autorizzato ex art. 4 bis, comma 8, D. Lgs. 181/2000 e della vigente normativa del lavoro.
Statutarie – Associative: trattamento di Dati Personali svolto da associazioni o enti, per il perseguimento di scopi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto e dai documenti fondamentali, quali ad esempio: promozione di campagne di sensibilizzazione; organizzazione o adesione a iniziative coerenti con gli scopi statutari; stipula di convenzioni e offerta di servizi in favore degli iscritti o degli interessati; informazione circa eventi o opportunità rilevanti per la vita associativa e/o circa iniziative o eventi; servizi di cui al precedente punto1.
Attività o iniziative specifiche: trattamento di Dati personali svolto per eseguire obblighi inerenti o prodromici a contratti dei quali è parte l’Interessato, per adempiere a sue specifiche richieste o per prestare in ogni caso servizi specifici in suo favore, rapporti tutti tra i quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: Amministrativa (Compilazione della lettera di assunzione; Pratiche di assunzione, variazione e licenziamento con relative comunicazioni agli enti preposti); Contabile (Predisposizione del preventivo di costo del lavoratore domestico; Elaborazione mensile del prospetto paga; Conteggio TFR -liquidazione- e competenze di fine rapporto); Previdenziale (Elaborazione dei MAV per il versamento dei contributi INPS e CASSA.COLF; Verifica posizione contributiva del rapporto di lavoro); Fiscale (Predisposizione della dichiarazione sostitutiva del modello CU; Redazione del prospetto riepilogativo dei contributi pagati nell’anno; Pratiche per agevolazioni fiscali); Contenzioso (Tutela nelle vertenze e trattativa con le Organizzazioni Sindacali di categoria).
Amministrativo – Contabili: trattamento di Dati Personali, svolto per consentire al Titolare del trattamento la gestione del funzionamento ordinario e straordinario e l’adempimento agli obblighi fiscali, tributari, previdenziali, amministrativi e legali in generale.
Tutela legale: trattamento di Dati Personali, svolto per fornire riscontro alle richieste ricevute, esercitare e tutelare diritti e interessi del Titolare del trattamento (es. prevenzione frodi), adempiere agli impegni previsti in relazione al rapporto con gli interessati (es. recupero crediti, difesa stragiudiziale e giudiziale).
Iscrizione anagrafica: trattamento di Dati Personali, svolto per consentire la creazione di un profilo, di un’area riservata anche su siti o risorse web, di una utenza o di una scheda di contatto inerenti all’Interessato e finalizzati alla gestione delle richieste di prodotti, servizi o informazioni –pervenute anche tramite registrazione vocale- e al mantenimento dei dati con funzione di backup, confluenti eventualmente anche in banche dati specifiche alimentate da soggetti connessi, promossi o partecipati dal Titolare del trattamento.
Gestione e tutela Patrimonio-Risorse-Processi: trattamento di Dati Personali, svolto per consentire il trattamento e la conservazione dei dati raccolti nelle procedure di gestione e tutela del patrimonio materiale e immateriale, delle risorse e dei processi (es. videosorveglianza; sicurezza, igiene, manutenzione).
Documentazione e ricerca storica – statistica – archivistica: trattamento di Dati Personali, svolto per consentire la realizzazione di indagini socio-economiche e la produzione di ricerche finalizzate alla formazione di report contenenti Dati per finalità di documentazione storica o statistica (es. documentazione delle attività svolte ad un dato periodo) o archivistica.
Storico-statistico-scientifiche di pubblico interesse: trattamento di Dati Personali svolto per consentire la realizzazione di indagini o ricerche storico-statistico-scientifiche eventualmente in collaborazione con Sistemi di ricerca la cui gestione risponda a criteri e scopi di pubblico interesse.
Base giuridica: La base giuridica, in relazione alle finalità espresse sopra e alla natura dei dati trattati (comuni e/o di natura particolare), può essere: 1) la necessità di dare esecuzione a un rapporto contrattuale di cui l’interessato è parte, oppure attività precontrattuali adottate su richiesta dello stesso o comunque prodromiche a un rapporto contrattuale; 2) la necessità di adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento; 3) il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi; 4) il consenso al trattamento dei propri Dati personali espresso dall’interessato. È sempre possibile richiedere al Titolare del trattamento informazioni circa le basi giuridiche dei trattamenti.
Ulteriori condizioni in presenza delle quali è consentito trattare categorie particolari di Dati personali: 1) il trattamento è effettuato da una fondazione, associazione o altro organismo senza scopo di lucro che persegua finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali, in relazione a Dati relativi a membri, ex membri o persone che hanno regolari contatti con la fondazione, l’associazione o l’organismo a motivo delle sue finalità; 2) l’interessato ha reso manifestamente pubblici i propri Dati; 3) il trattamento è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro.Pubblicità-Promozione: utilizzo di Dati Personali e di recapiti, sia con modalità di comunicazione tradizionali che elettroniche (es. newsletter, sms, posta, contatti telefonici, contatti social) svolto per: 1) il compimento di ricerche e analisi di mercato e di gradimento e l’invio di materiale pubblicitario, l’inoltro di comunicazioni informative e promozionali circa le attività ed i servizi promossi dal Titolare del trattamento a qualsiasi livello territoriale anche differenti rispetto a quelli inizialmente fruiti dall’Interessato; 2) comunicazioni divulgative, conoscitive, editoriali e promozionali circa le attività del Titolare del trattamento o di soggetti promossi o partecipati da quest’ultimo, anche mediante pubblicazione, riproduzione o diffusione anche parziale e con qualsiasi modalità e supporto delle immagini e delle registrazioni inerenti l’interessato e raccolte nel corso di eventi o contesti dei quali lo stesso sia informato e consapevole. Ciò, ferma comunque la possibilità per quest’ultimo di esercitare gratuitamente i diritti di opposizione totale o parziale enucleati di seguito.
Pubblicità per conto terzi: trattamento di Dati Personali e di recapiti, con le modalità e per le operazioni di cui al punto precedente, relativo ad attività, prodotti, servizi o iniziative di soggetti connessi e/o convenzionati con il Titolare del trattamento.
Cessione a terzi: cessione dei Dati Personali e di recapiti, in modalità cartacea ed elettronica, per consentire a terzi il compimento delle attività promozionali di cui sopra.
Profilazione: Analisi dei dati personali, svolta per orientare i servizi e le attività da offrire all’Interessato informandolo anche mediante attività promozionali richiamate dalle finalità di cui sopra.
Base giuridica: La base giuridica, in relazione a tali ultime finalità, può essere: 1) il consenso espresso dall’Interessato; 2) l’esistenza di un legittimo interesse del Titolare del trattamento (per la finalità di Pubblicità-Promozione) ad effettuare comunicazioni promozionali inerenti alla propria attività.
Modalità del trattamento: Il trattamento avverrà tramite strumenti elettronici e cartacei, nel rispetto delle norme tempo per tempo vigenti e dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, completezza e non eccedenza, pertinenza, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Il Titolare del trattamento si riserva di avvalersi di servizi specifici di elaborazione o di altra natura forniti da soggetti terzi (le cui categorie sono elencate più oltre). I Dati saranno elaborati privilegiando metodologie e logiche che consentano la loro classificazione, consultazione e analisi secondo criteri diversi a seconda delle necessità, il tutto nei limiti necessari al perseguimento delle finalità indicate. Il Titolare del trattamento adotta le opportune misure di sicurezza tecniche ed organizzative volte a preservare l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei Dati trattati.
L’Interessato è responsabile della esattezza e della veridicità dei Dati forniti, ed onerato della comunicazione tempestiva di eventuali aggiornamenti ai Dati stessi; qualora il servizio o l’attività in favore dell’Interessato possano esplicare i propri effetti o comunque possano interessare anche i Dati Personali di soggetti terzi (es. figli minori, familiari, deleganti) il soggetto conferente i dati rimane responsabile a ogni effetto di quanto comunicato, dichiarato e richiesto.
Per le finalità individuate, i Dati forniti potranno essere conosciuti e trattati dal Titolare del trattamento, dai responsabili del trattamento e dalle persone autorizzate al trattamento. È previsto che il personale afferente al Titolare del trattamento sia previamente incaricato al/i trattamento/i, e abbia idonea formazione in materia. È sempre possibile richiedere un elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento al Titolare del trattamento.
Categorie di destinatari dei Dati personali: oltre che ai soggetti eventualmente già menzionati nella descrizione delle finalità del trattamento, i Dati Personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di persone fisiche o giuridiche, in qualità di soggetti coinvolti nel trattamento, ovvero come soggetti la cui conoscenza dei Dati è richiesta per il perseguimento delle finalità indicate, ovvero di Autorità alle richieste motivate delle quali è obbligatorio fornire risposta -tali soggetti tratteranno i Dati nella loro qualità di autonomi Titolari del trattamento-: 1) Istituzioni e loro organi; Enti locali, pubblici economici e non; Ordini e collegi professionali; Organismi di Vigilanza; CCIAA; altre PA; nonché quei soggetti verso i quali la comunicazione sia obbligatoria per legge sia in generale (es. Forze dell’ordine, Autorità giudiziaria) o per l’espletamento delle finalità dette. 2) Gestori terzi di servizi o rivenditori di prodotti connessi o oggetto degli impegni contrattuali nei confronti dell’Interessato, per l’ottenimento dei quali la comunicazione dei dati sia necessaria, come ad esempio: Istituti di credito; società assicurative; operatori turistici; fornitori di utenze o di servizi di pagamento o di e-commerce; fornitori di canali o di contenuti relativi alla società dell’informazione, al settore editoriale o giornalistico. 3) Persone fisiche o giuridiche, ovvero consulenti e liberi professionisti in forma singola o associata, di cui il Titolare del trattamento si avvalga per ottenere servizi nei seguenti settori: fiscale; previdenziale; legale; tributario; sindacale o del lavoro; medico; notarile; assicurativo; pubblicitario. 4) Persone fisiche o giuridiche, ovvero consulenti e liberi professionisti in forma singola o associata, di cui il Titolare del trattamento si avvalga ad esempio per i seguenti servizi: risorse IT per elaborazione Dati, acquisto, installazione, configurazione e/o gestione sistemi informatici e applicativi, servizi cloud, reti e sicurezza, backup e recovery; copia, stampa, fascicolazione, imbustamento, spedizione e/o trasmissione e/o trasporto, smistamento, archiviazione, protocollazione; vigilanza e sorveglianza. 5) Soggetti facenti parte del Titolare del trattamento -quale soggetto promotore, partecipante o partecipato-, alle sue articolazioni o federazioni nazionali, regionali e/o territoriali, nonché alle società di servizio costituite dal Titolare del trattamento. 6) Referenti, organi interni di controllo o vigilanza, componenti della compagine sociale, soggetti promotori, partecipanti, partecipati, convenzionati o connessi. Per eventuali attività poste in essere dai destinatari per finalità o relazioni giuridiche ultronee rispetto a quelle del presente Titolare del trattamento, questi ultimi dovranno essere considerati quali autonomi Titolari del trattamento. In caso di partecipazione dell’interessato a eventi, iniziative o manifestazioni sia in luogo privato che pubblico, eventuali registrazioni / interventi / contributi contenenti Dati Personali potranno essere utilizzate, previa liberatoria, anche con diffusione o divulgazione mediante pubblicazioni cartacee o telematiche e canali della società dell’informazione -con responsabilità del Titolare del trattamento esclusivamente relativa all’attività di pubblicazione- per comunicazioni informative utili al perseguimento delle finalità suindicate, ovvero per comunicazioni promozionali laddove autorizzate.
Luogo di trattamento dei Dati raccolti e Trasferimento all’estero: Il trattamento e la conservazione in archivi cartacei, informatici e telematici potranno avvenire presso le sedi operative del Titolare del trattamento o in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte nel trattamento siano localizzate. I Dati trattati con l’ausilio di piattaforme, spazi virtuali o applicativi sviluppati ad esempio da fornitori operanti su scala internazionale (es. Google, Microsoft, Dropbox) o di fornitori operanti comunque al di fuori della Repubblica italiana, potranno essere conservati anche presso le sedi di questi ultimi, anche al di fuori del territorio dell’Unione Europea. Laddove risultasse necessario o opportuno il trasferimento dei Dati a soggetti localizzati presso un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale, tali trasferimenti saranno effettuati: 1) Nel rispetto delle decisioni di adeguatezza; 2) Nel rispetto delle garanzie adeguate applicabili; 3) Nel rispetto delle Norme Vincolanti d’impresa se presenti.
Periodo di conservazione: I Dati personali saranno conservati fino a che necessari rispetto alle legittime finalità per le quali sono stati raccolti, a meno che non venga espressa la volontà di rimuoverli, e fatte in questo caso salve le necessità da parte del Titolare del trattamento in relazione a quei Dati il cui trattamento o la cui conservazione siano previsti da obblighi di legge o interessi specifici, o i casi in cui la rimozione dei contenuti non sia possibile o comporti uno sforzo sproporzionato per il Titolare del trattamento o il Responsabile del trattamento. In caso di contatto telefonico da parte dell’Interessato, la registrazione vocale verrà conservata per un periodo non superiore a 90 giorni, salva la conservazione per i motivi di cui al seguente criterio n.3. In particolare, a parte le finalità per le quali sia attualmente previsto un periodo specifico di trattamento e/o conservazione (es. 24 mesi marketing e 12 mesi per profilazione, salvi la revoca del consenso anzitempo, una estensione del termine massimo stabilita in via generale dall’Autorità nazionale di controllo, o l’avvenuta diffusione dei Dati -sui quali al Titolare del trattamento non residua alcuna possibilità di controllo-), per le altre finalità il tempo massimo di conservazione è individuato con i seguenti criteri: 1) Termine del rapporto precontrattuale o contrattuale / associativo / lavorativo, e del periodo successivo nel quale sono possibili effetti / obblighi / adempimenti che presuppongono la corretta conservazione dei Dati (es. tempo di prescrizione per finalità di tutela legale; tempo di richiesta da parte di pubbliche Amministrazioni per finalità amministrativo-contabili); 2) Termine del periodo entro il quale può risultare necessario l’adempimento da parte del Titolare del trattamento ad un obbligo legale; 3) Termine del periodo entro il quale il Titolare del trattamento può perseguire un proprio interesse legittimo (es. prevenzione frodi, tutela legale).
Diritti: Per garantire il trattamento corretto e trasparente dei Dati personali, il Titolare del trattamento garantisce all’Interessato, previa comunicazione ai recapiti sopra indicati e secondo quanto nelle proprie possibilità, di esercitare: 1) Il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile; 2) Il diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai Dati personali che lo riguardano; 3) Il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica dei Dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo; 4) Il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei Dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, nel caso in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assuma come illecito, sempre che ne sussistano le condizioni previste per legge e comunque salvi i casi in cui il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo; 5) Il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento, laddove ne sia contestata l’esattezza, la limitazione dello stesso per il periodo necessario al Titolare del trattamento per effettuare le opportune verifiche; 6) Il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati personali che lo riguardano e il diritto di trasmettere tali Dati a un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare del trattamento cui li ha forniti, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, e il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei Dati personali da un Titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile e comportante uno sforzo non sproporzionato; 7) Il diritto di revocare il consenso al trattamento dei propri Dati Personali precedentemente espresso, [qualora il trattamento sia basato sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), oppure sull’articolo 9, paragrafo 2, lettera a)] in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e salvo il caso in cui il trattamento sia lecito per altre basi o condizioni giuridiche; 8) Il diritto di opporsi, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. In tal caso, il Titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i Dati personali salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi per procedere al trattamento che prevalgano sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato, oppure la necessità di protrarre il trattamento per consentire l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Qualora i Dati personali siano trattati per finalità di promozione di attività o servizi propri del Titolare del trattamento, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale tipologia di comunicazioni. Qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i Dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità. 9) Il diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo, i cui dati di contatto sono rinvenibili per l’Italia al sito web www.garanteprivacy.it
Aggiornamento: la presente informativa è redatta in aderenza alle indicazioni di cui al GDPR. Una versione tempo per tempo aggiornata è resa disponibile presso il Titolare del trattamento e gli eventuali Responsabili del trattamento.